ارائه خدمات و آموزش تشریفات اداری

فراز گستران عرصه پیشرو، پیشرو در ارائه خدمات و آموزش تشریفات اداری

تشريفات چيست؟

كلمه فارسي تشريفات از معادل انگليسي پروتكل مشتق شده است. این واژه در ديپلماسي به معناي ثبت پيش نويس كنفرانس‌ها، مدارك ديپلماتيك شامل موافقت نامه‌ها، قراردادها واعلاميه‌ها و نیز مجموعه شيوه‌ها و روش هايي است که وزارت امور خارجه مي‌بايست در مكاتبات رعايت نمايد. امروزه پروتكل به معناي اشكال، مراسم و آدابي است كه از سوي روساي كشورها، ديپلمات ها و نمايندگان هر كشور بايد رعايت شود. تعريف جامع تر تشريفات، مجموعه آداب و رسوم، مقررات و قوانيني كه در مراسم رسمي بين افراد و اعضاي هيات‌هاي ديپلماتيك، وزارت امور خارجه، دولت ها و در كنفرانس‌ها و مجامع بين‌المللي معمول مي‌باشد. به پروتكل بايستي نزاكت يا اتيكت را نيز اضافه كرد كه به معناي طرز برخورد افراد با يكديگر در زندگي روزمره است. بعضي از رفتارها از حدود مرزها نيز گذشته و به عنوان يك نزاكت بين‌المللي مورد قبول قرار گرفته اند و تقريباً در همه جوامع بين‌المللي به شکلی مشابه و یکسان رعايت مي‌شوند، مجموعه اين رفتارها تحت عنوان «كد رفتار بين‌المللي» معرفي شده است.

چرا تشريفات

رعایت تشريفات مقدمه ای برای حضور در یک محفل و رویداد اجتماعی، مذهبی، سیاسی، فرهنگی و علمی محسوب می شود. ما، فقط براي خود زندگي نمي كنيم. از چارچوب خاصي به ما نگاه مي شود و به عنوان برگزيدگان يك كشور مورد قضاوت هستيم. بنابراين بايد از عادات ناپسند اجتناب نموده و عادات پسنديده را بپذيريم. حتی اگر این حضور توام با صرف وقت و زحمت و مغاير با تمايلات شخصي ما باشد.

پوشيدن لباس رسمي، آراستگی، تظاهر به خوشحالي و يا تاسف، دوستي هاي ناخواسته، رعايت تقدم، … همگي ممكن است با خواسته‌هاي شخصي ما مغاير باشد، ولي به خاطر پيشبرد اهداف سازماني ناگزير به انجام آن هستيم. با رعايت كد رفتار و اصول تشريفات، در جهت منافع ملي و مصالح سازمانی قدم برمي داريم و در اين صحنه همواره مي‌بايست این منافع بر خواسته هاي فردي و نفع شخصي مقدم باشند.

البته که در تشريفات بایستی جايگاه آداب و رسوم و معتقدات ملي را نیز مد نظر قرار داد. رعايت اصول تشريفاتي به معناي چشم پوشي از آداب و رسوم و سنت‌هاي ملي و مذهبي نيست. در یک رویداد بین المللی، هر تبعه‌اي مي‌بايست ارائه دهنده شخصيت و هويت ملي خود باشد. تشريفات مي‌بايست تلفيقي از آداب و رسوم و سنن ملي و اصول تشريفات بين‌المللي باشد.

رعایت تشریفات اداری

در خصوص کاربرد آداب و تشریفات در مروادات دیپلماتیک مطالب زیادی آمده است. اما در مراودات تجاری بین المللی نیز اصول کلی حسن سلوک کاربردی زیادی دارد. به ویژه آنکه عده ی مدیران بخش تجاری با سابقه کار در سازمان های بین المللی و گاه دیپلمات های پیشین در حال افزایش است. البته قبلا در آمریکا تصور می شد که تشریفات موضوعی زاید است و امری است که برای سفرا و دیپلمات ها مفید است و به کار بازرگانان نمی آید. اما امروزه بسیاری از مدیران و مقامات شرکت های بزرگ به آشنایی هر چه بیشتر با اصول تشریفات بین المللی علاقه نشان می دهند و آشنایی با اصول تشریفات به عامل مهم برای تجارت، فروش بیشتر و طبعا سود افزونتر به عنوان هدف اولیه هر تجارت، تبدیل شده است.

الن ولفهرست یکي از کارشناسان تشریفات تجاری بین المللی تعریف می کند که مدیر فروش یک شرکت بزرگ موقعی که سر میز شام با حضور طرف قرارداد، دست به کاردی زد که مرسوم نبود، یعنی چاقوی سسي خود را لیس زد. این لیسیدن، برای او۳۰ میلیون دلار تمام شد. طرف قرارداد، فقط از این عمل وی آزرده شده بود و قرارداد را با مدیری که آداب دان نبود، لغو کرد.

كارشناسان و دست اندركاران آموزش تشریفات براي حضور در مهمانی هایی به اصطلاح «کاری» و نيز اولين ملاقات ها توصيه هایی ارائه کرده اند که برخی از آنها در ادامه مورد اشاره قرار خواهد گرفت.

پوشش رسمی

نسبت به جزئيات لباس خود و اعضاي گروه خود بي اعتنا نباشيد و در جيب هاي بيروني لباس خود خودكار، مداد، عينك، شانه و ديگر وسايل را قرار ندهيد.
در اکثر رویدادها، نوع پوشش و لباس مورد نظر از سوی ميزبان در كارت دعوت و یا بسته اطلاعاتی ویژه شرکت کنندگان مشخص می شود. در چنین شرایطی، بایستی نظرات میزبان را مورد توجه قرار داد.
هرچه تعداد دکمه های کت و شلوار شما کمتر باشد، رسمی تر است. توصیه می شود در محافل رسمی و اداری از کت های دو دکمه استفاده شود. این نوع کت شما را لاغرتر نشان می دهد و باعث می شود پیراهنتان نيز بهتر به نظر می رسد. کت های ۲ دکمه برای مردان کوتاه تر و کت های ۳ دکمه برای مردان بلند تر مناسب است. کت و شلوار با طرح راه راه (البته راه راه ریز) برای افراد کوتاه قد مناسب تر است.
کت و شلوار و یا مانتوی مشکی، نوک مدادی و سرمه ای و ساده در محافل رسمی و اداری مرسوم تر است. پوشیدن کت و شلوار و مانتو رنگی، بسیار نقش دار (مانند چهارخانه) و خیلی روشن و از پارچه های براق در محافل رسمی چندان عرف نیست. از پوشش رنگی بیشتر در کشورهای شرق و جنوب آسیا استفاده می شود.
سایز کت و شلوار نباید بیشتر از سایز معمول فرد باشد سرشانه های کت باید جذب شانه هایتان باشد. بهتر است قد آستین کت تان حداکثر تا انگشت شست باشد. نمایان شدن یک دو سانتی متر از لبه آستین پیراهن از زیر کت جلوه مطلوبی به شما می دهد. شلوارتان زیاد گشاد و بلند نباشد که زیر پاشنه پایتان برود. اندازه قد شلوار باید به حدی باشد که جورابتان دیده نشود. مدل های به اصطلاح خمره ای و با پیله های زیاد، توصیه نمی شود.
استفاده از کت تک، کت های طرح دار و يا كت براق در محافل رسمی و حرفه ای چندان مرسوم نیست.
استفاده از پیراهن چهارخانه، خصوصاٌ چهارخانه درشت یک فاجعه واقعی است
استفاده از پیراهن با یقه معروف به دیپلماتیک تنها برای نمایندگان وزارت امور خارجه نیست و به نمایندگان سایر سازمانها و نهادهای ایرانی توصیه می شود.
اگر كت و شلوار به تن داريد، از جوراب سفيد استفاده نكنيد. جوراب سفيد از هر جنسي و با هر مدلی، نوعی جوراب ورزشي و غير رسمي محسوب مي شود. بهترين رنگ جوراب با لباس رسمي، مشكي یا نوك مدادي است. می گویند اگر می خواهید بدانید که یک نفر خوش پوش است، به جوراب و کفش او نگاه کنید.
پوشیدن کفش اسپرت و راحتی با کت و شلوار رسمی عرف نیست. بهترین جنس کفش رسمی، چرم با رنگ مشکی است.
رنگ کمربند و کفش معمولاً یکی ست. مگر در مواردی که از کمربند جیر استفاده شود. کمربند مشکی تنها کمربندی که همه آقایان باید داشته باشند.
نصب بج و لوگوی بانک که در اندازه مناسب ساخته شده باشد، بر روی کت بسیار توصیه می شود.

جلسات و ملاقات ها

حد امكان از ذكر نكات نامربوط با موضوع جلسه خودداري كنيد
در برخی مجالس خصوصاً میزگردها و همایش ها، محل استقرار شرکت کنندگان از پیش تعیین می شود. پیش از نشستن نسبت به درستی محل استقرار خود اطمینان حاصل کنید.
هنگام خوش آمدگويي، نبايد خجالت كشيد. بلكه بايد با خوشرويي تعارف كرد و به آرامي لبخند زد. لبخند هميشه انسان را زينت مي بخشد و شما را مصاحب خوبي براي ديگران مي سازد.
اگر در جمع، كسي عطسه كرد، لازم نيست توجه نماييد و ابراز لطف نماييد.
مقامات مجازند در دیدار با همدیگر، پای خود را روی پای دیگر بیندازند. به صورتی که زیر زانوی یک پا روی زانوی پای دیگر قرار بگیرد. ملل مختلف تلقی متفاوتی از پا روی پا انداختن دارند. برخی آنرا نمی پسندند و برخی نوعی از آنرا نشان می دهند. مثلا اروپایی ها معمولا بلافاصله پس از نشستن، پای راست را روی پای چپ می اندازند. نکته جالب دراین باره، ویژگی خاص اعراب است. برای مقامات عرب، انداختن پاها روی هم به صورتی که تخته کفش طرف مقابل، به سمت شان باشد بسیار ناراحت کننده است و سبب دلخوری شدید آنها می شود.
اما در دیدارهای رسمی، مقامات با رتبه پایین تر، باید پاها را در کنار هم و با فاصله بسیار کم روی زمین قرار دهند. طوری که به نظر بیاید پاها تقریبا جفت شده است

مصافحه و معرفی

با یک دست، مصافحه کنید. در بین مسلمانان و برای مثال در پایان نماز جماعت مرسوم است كه با هر دو دست مصافحه می کنند. اما در محافل رسمی چنين نيست.
همواره مقام بالاتر و يا فرد مسن‌تر در دراز كردن دست پيش قدم مي باشد. دراز كردن دست توسط مقام پايين‌تر دور از نزاكت معمول مي‌باشد.
به هنگام دست دادن می‌بايست به صورت طرف مقابل نگاه كرد و دست وي را فشرد و به وي توجه كرد. دست باید گرم و خشک باشد.
نبايد به مدت طولاني دست افراد را نگاه داشت و بيش از حد لزوم فشار داد، به خصوص در مواردي كه صميميتي بين طرفين وجود نداشته باشد. حدود ۵ ثانيه كفايت مي كند.
به هنگام دست دادن نبايد دست ديگر در جيب باشد.
فرد تازه وارد مي‌بايست اول به مقام بالاتر و سپس به ساير افراد دست دهد.
فراد جوان تر خود را به افراد مسن تر معرفي مي‌كنند.
افراد پائين تر از لحاظ علمي خود را به افراد بالاتر معرفي مي‌كنند.
در معرفی اعضای یک گروه، ابتدا سرپرست و یا بلند پایه ترین فرد گروه را معرفی کنید.
دست دادن با دستكش توسط آقايان برخلاف نزاكت است، در حالي كه خانم‌ها مي‌توانند با دستكش دست دهند.
در كشورهاي اسلامي دست دادن با زنان حرمت دارد و اين امر مي‌بايست قبل از مواجهه شدن به نحو مقتضي به طرف مقابل تفهيم گردد تا از بروز سوء تفاهم جلوگيري شود. چنانچه فرصت تفهيم موضوع به طرف مقابل نبوده است، نگهداری جزوه، روزنامه، لپ تاپ، … در دست راست و کمی بیش از فاصله عرف ایستادن، شاید موثر واقع شود، طرف مقابل مصافحه را ممکن نداند.
توصیه می شود در رویدادهای رسمی بین المللی و در اولین برخورد نسبت به تبادل کارت ویزیت اقدام شود. علاوه بر معرفی و آشنایی، از کارت برای تبریک، تشکر، ابراز هم دردی و عرض تسلیت و خداحافظی نیز استفاده نمود.
به طور معمول قطع کارت ویزیت برای مردان ۵ × ۹ و برای بانوان 4 × ۸ است.
برای کارت ویزیت رسمی می‌بایست از زمینه سفید استفاده نمود.

علی رغم اینکه بایستی موارد بسیاری از جمله نکات فوق را در رویدادی های رسمی و حرفه ای رعایت کرد، اما تشريفات را نباید مقررات و آداب و رسومي زائد و دست و پا گير و ساخته و پرداخته افكار قرون گذشته دانست. رعایت تشريفات در روابط بين‌المللي الزامي است و عدم رعايت اين اصول از ساده ‌ترين آن گرفته كه نحوه معرفي، آشنايي و مبادله كارت ويزيت است تا انجام مذاكرات و عقد قراردادها بعضاً باعث رنجش افراد و باعث بروز سوء تفاهم و دست زدن به عمل متقابل مي‌شود. در این ارتباط، نبايد به ميل و سليقه شخصي عمل کرد. ضمن اینکه متقابلاً مي‌بايست رعايت اين اصول را از طرف مقابل خواستار شويم.

این نکته را نیز نباید فراموش کرد که در شرایط رقابتی امروز، برخورداری از هوش آداب معاشرت (هوش اتیکتی) و تأثیر مثبت در اولین دیدار می تواند باعث شود تا نسبت به همگنان خود متمایز شویم و در رقابت برنده شویم. می گویند که نخستین ملاقات ۱۵ ثانیه به طول می انجامد، ولی اثر آن می تواند در تمام عمر حرفه ای ما باقی بماند. به علاوه، رعايت اصول تشريفاتي مطلق نيست و بعضاً تابع زمان و مكان و شرايط جغرافيايي است. فراموش نكنيم كه بر اساس رفتار ما، درباره آداب و رسوم كشورمان قضاوت مي كنند.

در این راستا شرکت فراز گستران عرصه پیشرو ، پیشرو در ارائه خدمات و آموزش تشریفات اداری آماده عقد قرارداد با سازمان ها ی دولتی و خصوصی می باشد